KSeF w ostatnim czasie stał się gorącym tematem, dlatego postanowiłem przygotować dla Państwa garść informacji na ten temat. Proszę jednak pamiętać, że sytuacja jest dość zmienna i to co dzisiaj wiemy, może się szybko zdezaktualizować. Nie jest to też na pewno informacja kompletna, to tylko zbiór faktów, które do tej chwili udało mi się zebrać.
Na wstępie chciałbym Państwa uspokoić. Duża ilość niewiadomych i szum medialny może wywołać strach. Jednak to co obowiązkowe tak naprawdę w dużym stopniu już wszyscy znamy i „nie gryzie”. A więc czym jest KSeF? Jest to rozwinięcie systemu JPK-VAT i JPK-FA. Oba formaty JPK wysyłane są za jakiś okres i zawierają informacje o transakcjach. KSeF ma bardzo podobną strukturę jak pliki JPK, jest tam więcej informacji, ale nie to jest główną różnicą. Największą zmianą jest konieczność wysłania każdej z faktur sprzedaży osobno, w momencie wystawienia. Enova to potrafi od wersji 2112.0.0 z 15.12.2021, czyli już prawie 2 lata. Zatem możemy być spokojni, bo mamy narzędzia do spełnienia nowego obowiązku podatkowego. Wszystkie zagadnienia, którymi się zaraz zajmiemy poniżej to przeszkadzacze lub bonusy, ale niech to nie przesłoni faktu, że jesteśmy razem gotowi.
Wystawiając fakturę, zatwierdzamy ją. Dziś tak przygotowany dokument jest gotowy. W niedalekiej przyszłości będziemy musieli tą fakturę wysłać do KSeF z użyciem odpowiedniej czynności w menu enova. Podobnie jak w przypadku JPK otrzymamy potwierdzenie wysłania. W przypadku JPK łączyliśmy się ponownie by pobrać UPO. Tu ma być podobnie, tylko zamiast UPO będziemy pobierać specjalny identyfikator, właściwie będzie to numer faktury. Data wydania tego numeru będzie datą wystawienia faktury i zarazem datą dostarczenia faktury. To dwie istotne sprawy zmieniające razem całą naszą organizację. Większość osób w tym miejscu podnosi sprawę niezawodności systemu. Czy system MF będzie działał, czy będzie działał szybko i czy my sami będziemy mieli Internet. To ważne zagadnienia, ale są przeceniane. Dlatego, że do KSeF wysyłamy faktury (polskie, unijne i eksportowe) ale nie wysyłamy paragonów i rachunków na osoby fizyczne. Czyli szybka sprzedaż detaliczna nie ucierpi na awariach KSeF. A b2b? Faktura nie musi być wydana wraz z chwilą transakcji. Mamy czas, jeśli mnie pamięć nie myli, do 15 dnia następnego miesiąca. Wystarczy ewentualnie wydrukować dowód wydania towaru. Jeśli wysłanie faktury do KSeF jest zarazem dostarczeniem, to nie musimy w ogóle jej drukować i odrębnie wydawać. Oczywiście wydruki zostają i będziemy mogli je wykonać. Wydruk będzie miał też numer z KSeF. To dla niektórych naszych odbiorców może być ważne. Ale nie będzie to już naszym obowiązkiem.
Zatem musimy mieć enova moduł Faktury lub Handel by obsłużyć KSeF. Przed 1 lipca 2024 należy założyć konto na stronie MF, nadać uprawnienia i wprowadzić dane autoryzacyjne w konfiguracji enova. W tych zagadnieniach chętnie Państwu pomożemy. Wcześniej można też zacząć pracę na systemach testowych, które enova również obsługuje.
Tu może się pojawić problem z tymi podmiotami, które wystawiają faktury ze swoich branżowych systemów wtedy gdy te systemy nie będą obsługiwały KSeF-u. Wtedy zagadnienie należy zbadać, jak enova może w to miejsce się wpisać.
Właściwie to tyle jeśli chodzi o obowiązki. Dalsze zagadnienia to bonusy i nawet jeśli coś tu rodzi wątpliwości, to należy pamiętać, że teraz z tego nie korzystamy i dajemy radę.
Proszę pamiętać, że enova musi być skonfigurowana, Państwo musicie się nauczyć. Nie można tego zostawić na ostatnią chwilę bo nie zdążymy.
Od 1 lipca 2024 wszystkie faktury wystawiane przez podmioty polskie będą w KSeF. Bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji po wystawieniu. Tylko korekty. Będziemy mieli prawo pobrać swoje faktury z KSeF. Dowolną ilość razy do dowolnego systemu. Dlatego nie będzie już obowiązku posiadania wydruków. Enova umie pobrać takie faktury na dwa sposoby. Do modułu Handel i do ewidencji dokumentów. Koniec z „przeklepywaniem”. W module Handel mogą zostać skonwertowane do faktury zakupu wraz z pozycjami. W ewidencji dokumentów mogą być księgowane jak każdy dokument kosztowy. Jest też możliwość wyświetlenia wizualizacji takiej elektronicznej faktury. Łatwiej będzie wprowadzić taką fakturę do obiegu dokumentów, do czego będziemy gorąco zachęcali. Enova posiada moduł Workflow pozwalający na zbudowanie takiego obiegu, my mamy doświadczenie w takich zagadnieniach. Akceptacja dokumentów kosztowych może być prowadzona również tam gdzie nie ma zainstalowanej enova, w przeglądarkach internetowych, na telefonach i tabletach.
Brzmi aż za dobrze? No, nie zawsze będzie idealnie. W przypadku dokumentów importowanych do modułu Handel będzie trzeba rozpoznać towary. Ustawodawca wybrał do tego celu EAN, więc towary poza obrotem detalicznym i usługi nie mają reprezentacji. Jest w pliku KSeF dodatkowe pole na własne potrzeby, które umożliwia rozwinięcie systemu, ale w tej chwili jest to jeszcze zagadnienie podlegające rozwojowi. Będzie trzeba zakładać brakujące kartoteki. W firmach w których najpierw wystawiamy dokument magazynowy a potem fakturę będzie potrzeby dodatkowy algorytm łączący fakturę KSeF z istniejącymi dokumentami PZ. Ale są to zagadnienia do zrobienia.
Biura rachunkowe: Będzie możliwość pobierania „własnych” faktur. Czyli to co klient biura wystawi w swoim programie nie będzie musiało być przepisywane. Ale należy pamiętać, że to klient musi założyć sobie konto w KSeF i nadać uprawnienia dla całego biura lub określonych osób fizycznych pracujących w biurze.
Istotną zmianą, która się pojawi, to fakt, ze klient biura nie będzie przynosił ze sobą faktur elektronicznych. Dlatego należy zorganizować nowy sposób informowania biura, które z faktur pobranych z KSeF, są fakturami właściwymi (mogą być pomyłki i celowe działania). Dlatego polecamy Pulpity Klienta Biura Rachunkowego – moduł pozwalający na współpracę z klientem. W przyszłości coś więcej na ten temat napiszę.
Klienci biur rachunkowych:
Osoby które nie używają enova i systemów zgodnych z KSeF, np. Excel, Word, bloczek papierowy, mogą skorzystać z rozszerzonego modułu Pulpit Klienta Biura Rachunkowego by wystawiać tam faktury.
System KSeF oprócz środowiska produkcyjnego posiada dwa środowiska: testowe i przedprodukcyjne. W środowisku testowym możemy podać się za dowolną osobę lub firmę i sprawdzać działanie naszych systemów. W środowisku testowym działamy po prawdziwej autoryzacji, ale nadal nie jest to faktycznym złożeniem dokumentów.
Tyle teorii. Jeśli chcecie Państwo zobaczyć jak to działa w enova w aktualnej wersji zapraszam do zapoznania się z materiałem filmowym, który przygotowałem na tą okazję. Początek będzie podobny, pierwsza minutka, ale w dalszej części praktyka. Założenie konta w KSeF, wysyłanie i pobieranie faktur.
Polecam też zapoznanie się z materiałami MF, w szczególności z bazą wiedzy i informacjami o uprawnieniach.
